AMS Startup Kit

AMS Startup Kit

PREDEFINED ROLES AND THEIR RESPONSIBILITIES

1. Super admin (Web and mobile)

2. Location Head (Web and mobile)

3.Machine Supervisor (Mobile)

4.  Machine Owner (Web and mobile)

5.  Service Technician (Mobile)

6. Global Maintenance Head (Web and mobile)

7.  Service Contractor Head (Web and mobile)

STEPS TO START WITH INNOMAINT

PREDEFINED ROLES AND THEIR RESPONSIBILITIES

1. Super admin(Web and mobile)

Super admin is an administrator who has all the privileges in the application by managing the entire configuration and transactions.

1. Can able to create, modify and delete all the data in the Innomaint application.

2. Manage all the assets & sub-assets with general details, documents, solution bank, additional information and asset Id.

3. Manage spare parts stock.

4. Manage user role, users, user group, PPM schedules and breakdown tickets.

5. Manage locations and service contractors.

6. Define SĮA for breakdown tickets and set reminder-escalation rule for PPM schedules.

7. Viewreports based on transactions, performance of users & assets, usage of spare parts, payment and attendance.

2. Location Head(Web and mobile)

1. Can able to manage PPM tasks and breakdown tickets of his location.

2. Can able to monitor complete schedule.

3. Can able to view asset details.

4. Can able to attend, assign, acknowledge and close the ppm schedule and breakdown tickets.

3. Machine Supervisor(Mobile)

1. Can able to raise and track breakdown tickets of the mapped locations.

2. Can able to attend the PPM tasks of the mapped location assets, which has been assigned.

3. Can able to acknowledge the ppm schedule and breakdown tickets.

4. Cannot able to attend breakdown tickets.

4. Machine Owner(Web and mobile)

1. Any ticketraised for the location’s asset that is mapped to the machine owner will be automatically assigned to him.

2. Can view all the asset details.

3. Monitor complete ppm schedule.

4. Create ticket through web application or mobile app.

5. Can able to assign / re-assign tasks to technicians.

6. Can able to attend the assigned tickets / tasks.

7. Can able to acknowledge and close the ppm tasks and breakdown tickets.

5. Service Technician(Mobile)

Service technician is an user who will execute the assigned PPM tasks and breakdown tickets.

1. Breakdown tickets assigned to service technicians can be accepted / rejected by them.

2. PPM tasks assigned to service technicians can be accepted / rejected by them.

3. Can request a spare part for a breakdown ticket.

4. Can request for a support for a breakdown ticket and if requested, it can be reassigned to another service technician by super admin.

5. Will provide root cause, completion notes for breakdown tickets.

6. Notification will be received for assigned breakdown tickets / PPM tasks.

6. Global Maintenance Head(Web and mobile)

1. Can able to assign users for the tickets and ppm schedules.

2. Can able to map the users by using “User Grouping” by service category option.

3. Monitor using dashboard widgets and notifications.

4. Can able to attend ppm tasks only.

5. Can able to acknowledge and close ppm tasks and breakdown tickets.

6. Viewreports for transactions, performance of users, assets and usage of spare parts and keeps track of assets.

7. Service Contractor Head (Web and mobile)

Service Contractor Head is an external contract person who will execute the assigned PPM tasks and breakdown tickets of some of the particular assets mapped / assigned to him.

1. Breakdown tickets assigned to service contractor head can be accepted / rejected by them.

2. PPM tasks assigned to service contractor head can be accepted / rejected by them.

3. Spare parts can be requested for a breakdown tickets.

4. Support for a breakdown ticket can be requested and if requested, it can be reassigned to another service contractor head by super admin.

5. Will provide root cause, completion notes for breakdown tickets.

6. Notification will be received for assigned breakdown tickets / PPM tasks.

7. Can able to view dashboard.

 Steps to start with Innomaint:

The following are the hierarchy steps needs to be followed to start working with Innomaint.

1. Įocation of the facility creation (one or multiple)

2. User role creation

3. User creation

4. Spare parts categorization creation

5. Spare parts creation

6. Asset creation

7. Map the Asset with the created Įocation

8. Schedule creation

9. Schedule Initiation

10. Assign / Reassign schedule

11. Accept / Reject schedule

12. Raise breakdown ticket

13. Assign / Reassign breakdown tickets

14. Accept / Reject breakdown ticket

15. Report generation.

 Step 1: Location Creation:

1. In the left side menu bar click ‘Įocation’ in setup menu.

2. You will be directed to ‘Įocations’ page as shown below.

3. Click on to Add Location create new location.

4. The fields mentioned using Asterisk ( *) symbol are mandatory.

5. Assets and users can be mapped to the location later in asset maintenance page.

6. To create building click on ‘Building’ tab available next to ‘Įocation’ tab.

7. Floor and room can also be created in the same manner which is available next to building tab.

8. Įocation hierarchy can be mapped to the asset in the asset maintenance page while creating an asset.

 Step 2: User Role Creation

1. In the left side menu bar click ‘User Role’ in setup menu.

2. You will be directed to ‘User Role’ page where you will find the predefined user role and its permissions. Check out the below screen.

3. Click on the  button available in the action column to view the privileges of user role (Check out the below screen shot).

4. To create a new role click on  button and the below screen appears.

5. Newuser role can be created by inheriting predefined role and customizing the permissions (if needed).

 Step 3: User Creation 

1. In the left side menu bar click ‘Users’ in setup menu.

2. You will be directed to ‘Users’ page and click on button to create a new user.

3. The below screen appears to create a new user.

4. Provide first name, last name, email address, contact number, role which are mandatory.

5. Predefined roles will be listed in ‘Role’ drop-down.

6. Privileges will be provided to the user based on the selected role, where each and every role has various privileges.

7. The user will be created once the submit button is clicked and the respective user will receive email notification for activation.

8. Once activation is done, user can login to the application using their email address and password.

9. Assets can be mapped to the location after the user creation.

Step 4: Spare Categorization

1. Click on ‘Asset Setup’ in the left side menu bar, to create spare category & sub-category.

2. Click on spare category tab and you will find  button. Click on it will allow to create spare category.

3. Click on spare subcategory tab and you will find  button. Click on it will allow to create spare sub-category.

4. Created spare parts category and subcategory will be available in spare parts stock page.

 Step 5: Spare Categorization 

1. Click on ‘Spare Parts Stock’ in ‘Stock Management’ in the left side menu bar, where you will be directed to ‘Spare Parts Stock’ screen to create spare parts.

2. Click on ‘Add Spare Parts’ button to create new spare parts.

3. The below screen appears on click of ‘Add spare parts’ button. Provide all the data that are marked as mandatory *.

4. Click on Submit button will create new spare part.

 Step 6: Asset Creation 

1. You can create manufacturer, category and sub-category prior to asset creation through ‘Asset Setup’ screen.

2. Click on ‘Asset Maintenance’ in the left side menu bar, to create new asset.

3. Click on Add Asset button to create new asset.

4. Provide the asset details which are marked as *.

1. Click on save will create the given asset details and request to provide the following additional details:

i. Spare Parts - You can add spare parts related to asset model.

ii. Documents - You can upload asset documents like user guide, trouble shooting.

iii. Solution Bank - You can provide solution details of a defects related to asset.

iv. Additional Info - You can define additional information required for the asset.

Asset Id - The following details can be defined in asset id tab: Asset Id, Asset Number, QR Code, Year of manufacturing, Capacity Rating, Installation Date, Criticality, Area